De plus en plus de professionnels se laissent séduire par le cloud ou le mode Saas (software as a service). Cette solution permet de tirer le meilleur parti d’un outil informatique via une connexion internet. Il est désormais possible de créer une signature électronique en mode Saas. Une alternative qui ne cesse d’attirer un grand nombre d’entreprises pour faciliter les échanges. Quels sont les différents atouts de l’usage de la plateforme Saas lors de la création d’une signature électronique.
Qu’est-ce que le software as a service ?
Lorsqu’une société mise sur un outil informatique, pour gérer ses ressources humaines ou sa relation client, elle a le choix entre une vaste sélection de logiciels. Parmi ceux-ci, le Cloud ou les logiciels Saas. Ces outils ont vu le jour vers les années 2000 à partir de la popularisation d’Internet dans le monde. En adoptant cette solution, il ne sera plus nécessaire d’acquérir un nouvel outil et de le mettre en place sur chaque ordinateur. Le cloud computing repose sur le principe d’employer un outil déjà hébergé dans le cloud via une souscription à une offre donnée. Au sein des entreprises, les salariés se servent de nombreux outils informatiques tous les jours. Il s’agit aussi bien des solutions bureautiques, de comptabilité, de prospection de nouveaux clients que des outils pour la relation client. Désormais, il existe des CRM faits pour la signature en ligne. Pour plus d’informations, ce sont des outils que vous utilisez sur Internet. Pour profiter d’une plateforme saas lors de la création d’une signature numérique, vous devez avoir accès à un service en ligne. En vous connectant à votre compte, vous allez pouvoir faire une signature sur tous les supports (tablette, smartphone, ordinateur).
À quoi consiste un logiciel de signature électronique en mode Saas ?
Un logiciel de signature en ligne représente une alternative favorisant la simplification de la signature du document. Il permet aussi d’accélérer le processus d’authentification et de certification des documents sur le plan professionnel ou administratif. Pour le signataire, la signature électronique en mode Saas lui permet d’apposer son cachet sur un fichier sans pour autant être obligé de l’imprimer. L’usage d’un tel outil est également intéressant puisque cela ne demande aucun frais archivage ou de transfert. La plateforme Saas est fortement privilégiée par les entreprises, car elle permet d’accélérer les processus de validation des documents. En quelques clics uniquement, tous vos documents seront signés électroniquement. En fonction de vos exigences, vous avez la possibilité d’employer le logiciel Saas pour certifier vos documents corporatifs, vos déclarations sociales ou fiscales, vos contrats de vente, vos baux immobiliers ou encore vos documents RH. Le cloud fonctionne grâce à une certification d’originalité. C'est pourquoi il est fortement prisé par des professionnels. À noter que le certificat d’authenticité permet d’assurer l’intégrité des dossiers, mais aussi l’identité du signataire.
Autres avantages de la signature électronique en mode Saas
L’usage de la plateforme saas pour la création d’une signature numérique présente de nombreux avantages. L’outil de signature électronique en mode Saas assure entièrement la protection d’un échange avec votre solution cryptographique. La solution utilisée intègre un marquage numérique inclus dans le dossier à signer. Cela facilite en effet le repérage d’une moindre tentative de changement douteux de la part du destinataire. Ce marquage horodaté et estampillé garantit également la certification du document. En effet, la signature en ligne prouve une véritable valeur sur le plan juridique. La mobilité des échanges constitue l’un des principaux motifs témoignant le ralentissement de l’activité au sein d’une société. Grâce aux signatures numériques, le process d’approbation des documents sera rapide. C’est une solution pratique évitant la visite de tous les services en vue de l’obtention de la signature de chaque responsable. La signature en ligne vous apporte une grande souplesse. Vous n’avez qu’à transférer le document à ratifier via un logiciel dédié et les concernés peuvent apposer leur signature en quelques minutes seulement. Le logiciel Saas a la capacité d’alerter les individus concernés en cas de besoin.
Utiliser la plateforme Saas pour faire des économies
Grâce à l’usage d’un logiciel de signature numérique, les charges associées à la sauvegarde, au transfert ou à l’impression des dossiers sont particulièrement minimes. La signature traditionnelle ou manuscrite implique en effet l’acquisition de fournitures (stylo, rame de papier, encre, etc.). Tout a changé avec une plateforme digitale. Cette dernière sert à faciliter la circulation des dossiers dans l’entreprise. Les frais liés aux fournitures et aux accessoires sont réduits ce qui vous permet de faire des économies considérables sur les budgets de l’établissement. La somme économisée par la diminution des charges, entraînée par l’adoption de la signature électronique pourra être utilisée à d’autres fins. La solution de signatures numériques en mode Saas possède plusieurs fonctionnalités comme la suppression des fichiers, la validation, la modification, la sauvegarde des documents.
Au moyen du progrès de la technologie, vous pouvez actuellement expédier un devis, une facture ou un compromis de vente par l’intermédiaire d’un CRM ou de l’Internet. L’usage d’une signature du document en mode Saas prévient contre les tentatives de falsifications de documents.
